Motum - Hållbarhetsredovisning

Styrning av hållbarhet 20 MOTUMS HÅLLBARHETSREDOVISNING 2021 Styrning av hållbarhet 2020 års hållbarhetsarbete innefattar kartläggning av nödvändiga resurser och en tydlig ansvarsfördelning. Koncernledningen och dotterbolagens VD:ar har det yttersta ansvaret för hållbarhet inom Motum. I oktober 2019 tillträdde en hållbarhetschef, en nytillsatt tjänst inom Motum- koncernen. Hållbarhetchefens roll är att driva det strategiska och operativa hållbarhetsarbetet inom koncernen och stötta koncernledningen samt dotterbolagen i sitt hållbarhetsarbete. Under året togs även en gemensam Uppförandekod för koncernen fram. STYRDOKUMENT Våra processer gällande hållbarhet utgår från vår Affärs- och hållbarhetspolicy, som utgör grundstommen för vår styrning av hållbarhetsfrågor. Vår Uppförandekod kan ses som en ut- veckling och ett förtydligande av vår Affärs- och hållbar- hetspolicy och är baserad på de tio principerna i FN:s Global Compact. Därmed täcker den in de fyra hållbarhetsområdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Både Affärs- och Hållbarhetspolicyn och Motums Uppförandekod gäller i alla affärsrelationer och ska tillämpas av samtliga medarbetare och affärspartners till Motum. Med medarbetare avses samtliga anställda oavsett anställningsvillkor, inhyrd personal, representanter, underentreprenörer och samarbets-/ säljpartners. Samtliga medarbetare ansvarar för att de känner till och förstår kraven i uppförandekoden. Det är chefer/arbets- ledare som ansvarar för att medarbetare får den utbildning som behövs för att förstå koden och de relaterade policyerna. För att säkerställa implementering genomförs interna revision- er årligen. Motums policyer sätter ett ramverk för hur verksamheten ska styras och drivas. Koncernens övriga rutiner, instruktioner och mallar kompletterar dessa policyer och beskriver mer i detalj hur olika delar av verksamheten ska utföras. Samtliga styrande dokument för Motum finns samlade i bolagets led- ningssystem i vårt affärssystem samt på intranätet. MOTVERKANDE AV KORRUPTION Inom Motum råder nolltolerans mot korruption. Vid nyanställ- ning får alla medarbetare ta del av vår Uppförandekod, som inom området korruption inkluderar principer gällande icke konkurrenshämmande aktiviteter, kartellbildning samt givande och tagande av mutor. Vi ställer även höga krav på våra leve- rantörer att agera etiskt i enlighet med vår Uppförandekod. Under året har inga fall av korruption förekommit inom bolaget. Ansvarsfull informationshantering ingår även i vårt antikor- ruptionsarbete. Införandet av EU-förordningen General Data Protection Regulation i maj 2018 innebar att Motum såg över sina rutiner för hur personuppgifter hanterades. I och med detta togs en ny dataskyddspolicy fram och riktlinjer för hur dotterbolagen ska lagra och hantera personuppgifter gällande anställda och för kunder. Inga avvikelser i lagring eller hante- ring av personuppgifter har mottagits i koncernen under året. ATT RAPPORTERA PÅ AVVIKELSER En systematisk avvikelsehantering ökar vår leveranspreci- sion genom att minimera och förebygga risken för att leverera tjänster som inte uppfyller våra eller våra kunders krav. Vi förväntar oss att våra medarbetare och affärspartners rapporterar in omständigheter som inte stämmer överens med principerna i vår Uppförandekod, med våra policyer eller med lagar och regler. Som medarbetare rapporteras oegentligheter antingen direkt till närmaste chef, till medlem i koncernledningen eller direkt in i bolagets händelserapporteringssystem. Under året utvecklades denna nya funktion i koncernens affärssystem och man kan nu rapportera händelser både via datorn och mo- bilen. Samtliga medarbetare har tillgång till detta system och kan där rapportera olyckor, tillbud, riskobservationer, förbätt- ringsförslag eller andra kvalitetsavvikelser. Alla rapporter som tas emot utvärderas av det aktuella dot- terbolaget och en initial utredning och direkta åtgärder beskrivs alltid. Åtgärder som inte kan vidtas direkt förs över i en hand- lingsplan och ansvarig för åtgärden utses.